Le suivi des orientations par les MDPH, les ARS et les établissements et services médico-sociaux.

L’outil de suivi des orientations est la passerelle entre le système d’information des maisons départementales des personnes handicapées et celui des établissements. Il dialogue également avec le répertoire opérationnel des ressources (ROR) médico-social. La CNSA accompagne les acteurs de terrain dans son déploiement.

Le système d’information de suivi des décisions prises par les commissions des droits et de l’autonomie des personnes handicapées (CDAPH) doit permettre de disposer d’informations actualisées sur leur mise en œuvre dans les établissements et services médico-sociaux. Il doit faciliter le partage d’informations entre les maisons départementales des personnes handicapées (MDPH), les établissements et services médico-sociaux, les agences régionales de santé, les conseils départementaux et les personnes handicapées et leur famille.

La solution informatique est retenue et déployée au niveau régional dans le cadre d’un pilotage stratégique partagé entre l’agence régionale de santé et les départements. Le choix s’est porté sur la solution Viatrajectoire dans l’ensemble des territoires régionaux à l’exception de l’Océan Indien où la solution Osmose a été choisie. Le déploiement est en cours avec un objectif d’achèvement à fin 2019.

Les enjeux

L’informatisation du suivi des décisions d’orientation répond à plusieurs enjeux :

• faciliter les parcours des personnes en situation de handicap :
  • permettre aux établissements et services médico-sociaux d’accéder aux décisions d’orientation les concernant et informer les MDPH des suites données à leurs décisions ;
  • possibilité pour les personnes d’établir via le système d’information une prise de contact avec un établissement ou service médico-social (correspondant à la décision d’orientation CDAPH) afin de lui permettre de déposer une demande d’admission ;
• suivre la mise en œuvre des orientations dans le contexte de la démarche « Une réponse accompagnée pour tous » ;
• permettre aux MDPH de disposer d’une meilleure connaissance de la mise en œuvre de leurs décisions et de mieux connaitre l’offre disponible ;
• mettre à disposition des agences régionales de santé et des conseils départementaux des données agrégées et homogènes permettant d’éclairer leurs choix en termes de planification et de programmation territoriale ;

La CNSA est chargée de faciliter la mise en œuvre de ce projet en :

• définissant au niveau national un cadre de référence ;
• apportant un soutien au financement du déploiement ;
• assurant le pilotage stratégique au niveau national en réunissant un comité composé des administrations centrales et des représentants de l’ensemble des acteurs : agences régionales de santé, conseils départementaux, MDPH, GCS/GRADeS, la CNAM.

Le rôle de l’outil de suivi des orientations

L’outil de suivi des orientations est la passerelle entre le système d’information des maisons départementales des personnes handicapées et celui des établissements et services médico-sociaux. Il offre une vision consolidée et instantanée des suites données aux décisions d’orientation en établissement d’hébergement permanent et services ; soit l’état d’avancement des démarches engagées pour l’admission des personnes handicapées. Les professionnels des MDPH et des établissements et services médico-sociaux disposent d’une vision plus opérationnelle et partagée qui facilite leurs échanges.

La MDPH transmet, à partir de son système d’information, les informations relatives à la personne et celles concernant le ou les établissements et service ou catégorie d’établissements et service mentionnées dans la décision d’orientation, vers le système d’information de suivi des décisions d’orientation. Le ou les établissements et services médico-sociaux concernés renseignent ensuite les suites données à la décision de la MDPH (prise de contact avec la personne, analyse du dossier, entrée/sortie, liste d’attente et places disponibles…). La MDPH dispose ainsi d’informations sur les démarches de l’usager (prise de contact) et sur la décision de l’établissement ou du service.

L’outil sera également accessible à partir de 2019 aux personnes qui pourront ainsi suivre l’évolution de leur demande auprès de l’établissement ou du service et établir une prise de contact auprès des établissements de leur choix.

Les référentiels techniques

La CNSA a défini, avec l’appui de l’ASIP Santé, le cadre d’urbanisation du SI suivi des décisions d’orientation (nouvelle fenêtre, PDF, 2.69 Mo) et le cadre fonctionnel de référence du SI suivi des décisions d’orientation (nouvelle fenêtre, PDF, 2.46 Mo) du suivi des orientations.
Le cadre d’urbanisation définit le périmètre fonctionnel du système d’information de suivi des orientations des personnes en situation de handicap et précise son articulation avec l’ensemble des SI qui concourent à l’orientation des personnes en situation de handicap en établissements et services social et médico-social. Il précise aussi les modalités de connexion avec le répertoire opérationnel des ressources (ROR) médico-social, les services numériques à destination des usagers et les SI ou outils de pilotage existants au niveau local et national.

Le déploiement de l’outil de suivi des décisions d’orientations

Le déploiement du système d’information de suivi des orientations renforce la concertation de l’ensemble des acteurs autour de l’accompagnement des personnes handicapées. Il a vocation à soutenir la mise en œuvre de la réponse accompagnée pour tous. Plusieurs étapes sont nécessaires à son déploiement.

La feuille de route et la lettre d’engagement

Les choix stratégiques de chaque agence régionale de santé et des conseils départementaux, en lien avec les MDPH, sont formalisés dans une feuille de route qui précise les modalités de coportage du projet, la solution retenue et le calendrier de déploiement de cette solution (conforme au cadre d’urbanisation et au cadre fonctionnel de référence nationaux) dans la région. Ils ont ensuite formalisé leurs engagements dans une lettre adressée à la CNSA.

La CNSA participe aux réunions trimestrielles des comités de pilotage « suivi des décisions d’orientation » organisés par les agences régionales de santé.

Le choix de l’outil informatique

16 territoires régionaux ont choisi le module handicap de Viatrajectoire comme outil de suivi des orientations. L’ARS Océan Indien a choisi de développer un outil régional : Osmose. Il est en cours de déploiement dans le territoire de l’île de la Réunion.

Le déploiement de l’outil

En décembre 2018, 43 territoires départementaux avaient déployé la solution de suivi des décisions d’orientation.

Pour accompagner le déploiement de la démarche en région, la CNSA a délégué, fin 2016, 1,5 million d’euros aux agences régionales de santé.

Quelques dates clés

• Avril 2016 : publication du cadre fonctionnel de référence du système d’information de suivi des orientations (v 0.9 puis concertation v 1.6)
• Septembre 2016 : instruction ministérielle relative au système d’information de suivi des orientations dans le secteur du handicap
• 2017 : choix de la solution ViaTrajectoire par l’ensemble des territoires régionaux à l’exception de l’Océan Indien qui a retenu Osmose
• Mars 2017 : publication du cadre d’urbanisation du système d’information de suivi des orientations pour concertation (v1.0 puis concertation)
• Septembre 2017 : première réunion du comité stratégique « suivi des orientations »
• Juin 2017 : l’Aube, premier territoire départemental à déployer le SI suivi des décisions d’orientation auprès de la MDPH et des établissements et services médico-sociaux.
• Décembre 2017 : publication du cadre d’urbanisation du système d’information de suivi des orientations après concertation (v 1.1)
• Janvier 2018 : la région Grand-Est, première région ayant achevé le déploiement du système d’information de suivi des décisions d’orientation au sein de l’ensemble des territoires départementaux
• Juin 2018 : mise en compatibilité de la version 5.14 de ViaTrajectoire PH avec les ROR (cadre d’interopérabilité publié par l’ASIP santé)
• Juin 2018 : publication du document de capitalisation des expériences de déploiement du SI suivi des orientations
• 29 octobre 2018 : mise en conformité de la solution Osmose avec le référentiel et le cadre d’urbanisation nationaux
• Novembre 2018 : mise en compatibilité de la version 6.0 de ViaTrajectoire PH avec le référentiel du SI MDPH harmonisé. Les MDPH pilotes qui engagent le déploiement du SI harmonisé peuvent exporter leurs décisions d’orientation dans ViaTrajectoire PH
• Janvier 2019 : La MDPH de Lot-et-Garonne expérimente l’ouverture du module usager du SI suivi des décisions d’orientation avant déploiement en Nouvelle Aquitaine

Documents à télécharger

Cadre fonctionnel de référence de suivi des orientations V1.6 ( PDF, 2.43 Mo )

Cadre d’urbanisation de suivi des orientations V1.0 finale ( PDF, 2.69 Mo )

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Source : https://www.cnsa.fr/grands-chantiers/suivi-des-orientations